Las modificaciones solicitadas con posterioridad al inicio de las faenas constituyen una de las causas de conflicto frecuente en las obras de construcción, debido a que interfieren con el desarrollo programado y generan incertidumbre sobre los resultados finales. Si bien, algunas de ellas son destinadas a aclarar y mejorar los diseños de arquitectura e ingeniería, otras dependen de condiciones inciertas, no conocidas al empezar los trabajos tales como las del terreno, variaciones en los mercados, cambios en las necesidades del mandante, intervención de entidades gubernamentales de empresas de servicios públicos y eventos fortuitos.
Por los motivos indicados, es indispensable disponer de las herramientas apropiadas para enfrentar estas situaciones y minimizar sus consecuencias; para tal efecto, se presenta a continuación un modelo de gestión de las modificaciones en los proyectos de construcción; producto de la experiencia obtenida en obras de urbanismo. Este, consiste en una serie de acciones que tienen por objeto integrar a las partes, reunir información sobre la modificación, determinar si es viable temporal, técnica y económicamente, aportar datos suficientes para decidir sobre su ejecución y crear los registros pertinentes para sustentar su realización, mediante una adecuada retroalimentación. Este modelo de gestión comprende:
Comunicar
Dar aviso adecuado y oportuno del cambio a quienes participan en el proyecto. Estos, deben participar de manera coordinada y activa en su gestión, con el fin de fijar el marco dentro del cual se harán las modificaciones y aportar ideas para realizarlas.
Definir
- Objeto: qué se pretende cambiar, dónde, requerimientos a cumplir, cuál es la intención de la modificación y el resultado esperado.
- Procedencia y causa: quién o qué genera la modificación y porqué, bien puede ser: a) interna, es decir, acciones de las partes que comprenden el contrato o de los proyectistas (arquitectura e ingeniería); b) externa, terceros que intervienen en el proyecto o se ven afectados por su ejecución; o c) caso fortuito o fuerza mayor.
- Autoridad: quién, por contrato, puede introducir modificaciones, si están sujetas a normas de obligatorio cumplimiento o se acogen a sugerencias de terceros.
- Tipo: qué carácter tiene la modificación, indicando si es: a) indispensable, sin ella el proyecto no cumple su propósito; b) necesaria, requerimiento que suple o complementa elementos existentes; o c) accesoria, se puede prescindir de ella sin efectos significativos para el proyecto.
- Partidas: cuáles partidas de la propuesta afecta y cuáles son nuevas.
- Plazo: qué lapso hay para estudiarla y aprobarla o rechazarla, según el programa del proyecto.
- Costos: quién asume los costos de la modificación y los de su evaluación; y su presupuesto para ello.
Evaluar
1. Viabilidad temporal
Indicar la posibilidad de incluir la modificación antes del término de ejecución del proyecto y aportar un programa asociado, verificando:
• Estado del proyecto: avance de los trabajos permiten incorporarla.
• Disponibilidad de recursos: existen y están aptos para acometerla a tiempo.
• Condiciones climáticas: hay o no influencia del clima para realizarla.
• Tiempo de ejecución: el periodo previsto para implementarla y ejecutarla es apropiado y se puede coordinar con la programación del proyecto.
2. Viabilidad técnica
Proporcionar la descripción completa de la modificación (o sus alternativas), especificaciones técnicas que la rigen, obras o tareas relacionadas, controles, secuencias, implementación y plazo o término estimado para su realización. Se debe consultar:
• Documentación: especificaciones, controles de calidad, ensayos de laboratorio, normas asociadas y eventos similares ocurridos con anterioridad.
• Especialistas: proyectistas, fabricantes o proveedores, subcontratos, etc.
• Constructabilidad: conocimientos de técnicas de construcción, abastecimiento y operaciones que se deben utilizar para incorporar la modificación y minimizar los efectos adversos.
3. Viabilidad económica.
Deducir los costos de las alternativas técnicas y establecer el programa de pago de los cambios o adiciones, teniendo en cuenta:
• Aumentos o disminuciones: valoración de cambios en las partidas contratadas inicialmente, incluyendo aquellas con cubicación ajustable.
• Obras extraordinarias: valoración de partidas adicionales que por sus características son distintas a las contratadas y sobre las cuales no es posible aplicar un precio establecido en el presupuesto del contrato, pero que se entienden destinadas a servir al proyecto.
• Presupuestos: entregados por el constructor o terceros.
• Gastos administrativos, utilidades asociadas a estas obras y garantías sobre su ejecución.
• Límites presupuestales del contrato y posibles excesos sobre los mismos.
Decidir
1. Aprobar / Rechazar: análisis de factibilidad de la modificación (o sus alternativas), fundado en los datos obtenidos a partir de la evaluación temporal, técnica y económica, con el objeto de escoger una solución acorde a los requerimientos exigidos, beneficio económico esperado e intereses del mandante y del proyecto; o de ser necesario, reevaluar las opciones ofrecidas.
2. Asignar: señalar si el constructor o un tercero ejecutará la modificación. Decisión que depende del mandante o por lo menos contar con su aprobación.
3. Ejecutar: una vez asignada, el inicio o realización de la modificación queda sujeta al mantenimiento de la causa que la generó o al cumplimiento de alguna condición.
Documentar
1. Registrar: elaborar listas de control que incorporen los pasos anteriores, adjuntando todos los antecedentes que justifiquen el cambio o adición.
2. Actualizar: mantener, distribuir y colocar en conocimiento de los implicados la información concerniente a las versiones de planos y documentos en uso después de dar luz verde a la ejecución de la modificación, con el fin de evitar confusiones.
3. Retroalimentar: se entiende desde dos puntos de vista; a) suministrar información del estado de desarrollo de la modificación en terreno y de costos; y b) formar un banco de datos para evitar o minimizar los efectos de situaciones similares en el futuro.
Conclusiones
El cumplimiento de las acciones anteriormente descritas, genera orden y disciplina en la gestión de imprevistos en los proyectos, ayuda a cuantificar las reales necesidades de tiempo, técnicas y económicas que conllevan (y el impacto asociado), previene conflictos entre las partes, en particular mandante – constructor, y al interior de sus organizaciones; además, permite considerar alternativas que tiendan a disminuir su efecto en el desarrollo del proyecto.
Es importante destacar que se deben establecer explícitamente las reglas y métodos a utilizar para el manejo de eventualidades técnicas o de otro tipo que se generan prácticamente sin excepción en todas las obras civiles; más aún, si tienen índole de fuerza mayor. Por lo tanto, se recomienda incorporar, antes del inicio de las obras, la metodología expuesta, ya sea en el contrato o bases administrativas, respetando los límites presupuestales y de acción de cada parte.
Por los motivos indicados, es indispensable disponer de las herramientas apropiadas para enfrentar estas situaciones y minimizar sus consecuencias; para tal efecto, se presenta a continuación un modelo de gestión de las modificaciones en los proyectos de construcción; producto de la experiencia obtenida en obras de urbanismo. Este, consiste en una serie de acciones que tienen por objeto integrar a las partes, reunir información sobre la modificación, determinar si es viable temporal, técnica y económicamente, aportar datos suficientes para decidir sobre su ejecución y crear los registros pertinentes para sustentar su realización, mediante una adecuada retroalimentación. Este modelo de gestión comprende:
Comunicar
Dar aviso adecuado y oportuno del cambio a quienes participan en el proyecto. Estos, deben participar de manera coordinada y activa en su gestión, con el fin de fijar el marco dentro del cual se harán las modificaciones y aportar ideas para realizarlas.
Definir
- Objeto: qué se pretende cambiar, dónde, requerimientos a cumplir, cuál es la intención de la modificación y el resultado esperado.
- Procedencia y causa: quién o qué genera la modificación y porqué, bien puede ser: a) interna, es decir, acciones de las partes que comprenden el contrato o de los proyectistas (arquitectura e ingeniería); b) externa, terceros que intervienen en el proyecto o se ven afectados por su ejecución; o c) caso fortuito o fuerza mayor.
- Autoridad: quién, por contrato, puede introducir modificaciones, si están sujetas a normas de obligatorio cumplimiento o se acogen a sugerencias de terceros.
- Tipo: qué carácter tiene la modificación, indicando si es: a) indispensable, sin ella el proyecto no cumple su propósito; b) necesaria, requerimiento que suple o complementa elementos existentes; o c) accesoria, se puede prescindir de ella sin efectos significativos para el proyecto.
- Partidas: cuáles partidas de la propuesta afecta y cuáles son nuevas.
- Plazo: qué lapso hay para estudiarla y aprobarla o rechazarla, según el programa del proyecto.
- Costos: quién asume los costos de la modificación y los de su evaluación; y su presupuesto para ello.
Evaluar
1. Viabilidad temporal
Indicar la posibilidad de incluir la modificación antes del término de ejecución del proyecto y aportar un programa asociado, verificando:
• Estado del proyecto: avance de los trabajos permiten incorporarla.
• Disponibilidad de recursos: existen y están aptos para acometerla a tiempo.
• Condiciones climáticas: hay o no influencia del clima para realizarla.
• Tiempo de ejecución: el periodo previsto para implementarla y ejecutarla es apropiado y se puede coordinar con la programación del proyecto.
2. Viabilidad técnica
Proporcionar la descripción completa de la modificación (o sus alternativas), especificaciones técnicas que la rigen, obras o tareas relacionadas, controles, secuencias, implementación y plazo o término estimado para su realización. Se debe consultar:
• Documentación: especificaciones, controles de calidad, ensayos de laboratorio, normas asociadas y eventos similares ocurridos con anterioridad.
• Especialistas: proyectistas, fabricantes o proveedores, subcontratos, etc.
• Constructabilidad: conocimientos de técnicas de construcción, abastecimiento y operaciones que se deben utilizar para incorporar la modificación y minimizar los efectos adversos.
3. Viabilidad económica.
Deducir los costos de las alternativas técnicas y establecer el programa de pago de los cambios o adiciones, teniendo en cuenta:
• Aumentos o disminuciones: valoración de cambios en las partidas contratadas inicialmente, incluyendo aquellas con cubicación ajustable.
• Obras extraordinarias: valoración de partidas adicionales que por sus características son distintas a las contratadas y sobre las cuales no es posible aplicar un precio establecido en el presupuesto del contrato, pero que se entienden destinadas a servir al proyecto.
• Presupuestos: entregados por el constructor o terceros.
• Gastos administrativos, utilidades asociadas a estas obras y garantías sobre su ejecución.
• Límites presupuestales del contrato y posibles excesos sobre los mismos.
Decidir
1. Aprobar / Rechazar: análisis de factibilidad de la modificación (o sus alternativas), fundado en los datos obtenidos a partir de la evaluación temporal, técnica y económica, con el objeto de escoger una solución acorde a los requerimientos exigidos, beneficio económico esperado e intereses del mandante y del proyecto; o de ser necesario, reevaluar las opciones ofrecidas.
2. Asignar: señalar si el constructor o un tercero ejecutará la modificación. Decisión que depende del mandante o por lo menos contar con su aprobación.
3. Ejecutar: una vez asignada, el inicio o realización de la modificación queda sujeta al mantenimiento de la causa que la generó o al cumplimiento de alguna condición.
Documentar
1. Registrar: elaborar listas de control que incorporen los pasos anteriores, adjuntando todos los antecedentes que justifiquen el cambio o adición.
2. Actualizar: mantener, distribuir y colocar en conocimiento de los implicados la información concerniente a las versiones de planos y documentos en uso después de dar luz verde a la ejecución de la modificación, con el fin de evitar confusiones.
3. Retroalimentar: se entiende desde dos puntos de vista; a) suministrar información del estado de desarrollo de la modificación en terreno y de costos; y b) formar un banco de datos para evitar o minimizar los efectos de situaciones similares en el futuro.
Conclusiones
El cumplimiento de las acciones anteriormente descritas, genera orden y disciplina en la gestión de imprevistos en los proyectos, ayuda a cuantificar las reales necesidades de tiempo, técnicas y económicas que conllevan (y el impacto asociado), previene conflictos entre las partes, en particular mandante – constructor, y al interior de sus organizaciones; además, permite considerar alternativas que tiendan a disminuir su efecto en el desarrollo del proyecto.
Es importante destacar que se deben establecer explícitamente las reglas y métodos a utilizar para el manejo de eventualidades técnicas o de otro tipo que se generan prácticamente sin excepción en todas las obras civiles; más aún, si tienen índole de fuerza mayor. Por lo tanto, se recomienda incorporar, antes del inicio de las obras, la metodología expuesta, ya sea en el contrato o bases administrativas, respetando los límites presupuestales y de acción de cada parte.
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